Cara Mengelola Inventaris di Excel: Panduan Lengkap

Mengelola inventaris adalah salah satu tugas terpenting bagi setiap bisnis yang menjual produk fisik. Baik Anda pengecer kecil, grosir, atau produsen, menyimpan catatan stok yang akurat membantu Anda memenuhi permintaan, menghindari overstocking, dan mengendalikan biaya.

Banyak usaha kecil tidak mampu atau tidak membutuhkan perangkat lunak manajemen inventaris yang rumit. Sebagai gantinya, mereka menggunakan alat yang sudah mereka miliki: Microsoft Excel.

Jika Anda penasaran tentang mengelola inventaris di Excel, panduan ini akan memandu Anda melalui proses langkah demi langkah. Kami akan membahas perencanaan, penyiapan, formula yang berguna, kiat otomatisasi, dan praktik terbaik untuk membuat pelacak inventaris yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Mengapa Menggunakan Excel untuk Manajemen Inventaris?

Sebelum kita terjun ke dalam mengelola inventaris di Excel, mari kita pertimbangkan mengapa Anda mungkin ingin menggunakannya.

Excel tidak dirancang khusus untuk inventaris, tetapi menawarkan beberapa keuntungan:

• terjangkau (sebagian besar bisnis sudah memilikinya)
• Familiar (mudah digunakan tanpa kurva belajar utama)
• Fleksibel (sesuaikan agar sesuai dengan proses Anda)
• Portabel (mudah dibagikan atau disimpan di Cloud Drives)

Jika Anda memiliki beberapa ratus produk dan tidak memerlukan fitur seperti pemindaian kode batang atau pesanan pembelian otomatis, Excel mampu menangani inventaris Anda.

Langkah 1: Putuskan apa yang akan dilacak

Langkah pertama dalam manajemen inventaris adalah mencari tahu data apa yang ingin Anda lacak. Lembar Excel Anda hanya akan berguna seperti kolomnya.

Berikut adalah kolom umum dalam spreadsheet inventaris dasar:

Nama kolom	Tujuan
ID item atau SKU	Pengidentifikasi unik untuk setiap item
Nama barang	Nama Produk Deskriptif
Kategori	Kategori produk (misalnya, elektronik, pakaian)
Deskripsi	Detail tambahan tentang item
Nama Pemasok	dari siapa kamu membelinya
Harga pembelian	Berapa yang Anda bayar per unit?
Harga penjualan	Berapa banyak Anda menjualnya?
kuantitas dalam stok	Jumlah unit saat ini di tangan
Tingkat pemesanan ulang	jumlah minimum sebelum pemesanan ulang
jumlah pemesanan ulang	jumlah untuk menyusun ulang saat Anda mencapai tingkat pemesanan ulang
Nilai total	dihitung sebagai harga pembelian * kuantitas

Anda dapat menyesuaikan ini agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Misalnya, bisnis makanan mungkin ingin menambahkan kolom tanggal kedaluwarsa.

Langkah 2: Siapkan spreadsheet Anda

Selanjutnya, mari buat pelacak inventaris Anda. Buka Excel dan mulai buku kerja baru.

• Buat baris tajuk Anda:
  Ketik nama kolom Anda di baris pertama. Gunakan teks tebal dan bayangan untuk membuatnya menonjol.
• Format tabel Anda:
  Pilih rentang data Anda dan ubah menjadi tabel (tekan Ctrl+T pada Windows atau Command+T di Mac). Tabel Excel membuat penyortiran dan penyaringan jauh lebih sederhana.
• Tata letak contoh:

Sebuah	b	c	d	e	f	g	h	Saya	j	K
ID barang	Nama barang	Kategori	Pemasok	Harga pembelian	Harga penjualan	kuantitas dalam stok	Tingkat pemesanan ulang	jumlah pemesanan ulang	Nilai total

Langkah 3: Tambahkan rumus untuk otomatisasi

Di sinilah mengelola inventaris di Excel menjadi efisien: formula dapat menghemat waktu dan mengurangi kesalahan.

• Rumus Nilai Total
  Di kolom “Nilai Total”, gunakan rumus:
  =F2*H2
  Ini mengasumsikan harga pembelian ada di kolom F dan kuantitas dalam stok ada di kolom h.
• Sorot item stok rendah
  Untuk mendapatkan peringatan untuk stok rendah:
  • Pilih kolom ‘Kuantitas dalam stok’.
  • Buka Beranda > Pemformatan Bersyarat > Aturan Baru.
  • Pilih ‘Gunakan rumus untuk menentukan sel mana yang akan diformat’.
  • Masukkan:
    =H2<i2
  • Pilih isian merah.
    Sekarang, item apa pun dengan stok di bawah tingkat pemesanan ulang akan disorot secara otomatis.

Langkah 4: Lacak stok dan stok keluar

Tabel inventaris statis tidak akan cukup jika Anda ingin melacak penjualan, pembelian, atau perubahan dari waktu ke waktu.

• Tambahkan lembar transaksi
  Buat lembar baru di buku kerja yang sama yang disebut ‘Transaksi’.
• Kolom yang disarankan:
  | tanggal | ID barang | kuantitas dalam | kuantitas keluar | Catatan |
• Catat setiap transaksi:
  • Untuk pembelian, tambahkan ke kuantitas.
  • Untuk penjualan, tambahkan ke kuantitas keluar.
  • Rekam pengembalian, pembusukan, transfer, dan penyesuaian lainnya di sini.

Langkah 5: Tautkan transaksi ke tingkat inventaris

Untuk menghitung tingkat stok secara otomatis berdasarkan transaksi:

• Kembali ke lembar inventaris utama Anda.
• Di kolom ‘Kuantitas dalam stok’, gunakan:
  =sumif(Transaksi!B:B, A2, Transaksi!C:C) - SUMIF(Transaksi!B:B, A2, Transaksi!D:D

Ini menjumlahkan semua kuantitas untuk id item itu dan mengurangi semua kuantitas keluar. Hasilnya menunjukkan tingkat stok Anda saat ini.

Ini berarti Anda tidak perlu memperbarui stok secara manual, cukup catat transaksi Anda!

Langkah 6: Bangun dasbor atau ringkasan

Jika Anda ingin melacak metrik kunci, buat lembar dasbor untuk memvisualisasikan data Anda:

• Total nilai saham:
  =sum(k2:k100)
• Jumlah item stok rendah:
  Gunakan Countif:
  =Countif(H2:H100, '<'&i2)
• Barang terlaris:
  Buat PivotTable dari lembar transaksi Anda:
  • Baris: ID item
  • Nilai: jumlah kuantitas keluar
• grafik:
  • Gunakan diagram batang untuk penjual teratas dan diagram lingkaran untuk stok berdasarkan kategori.
  • Ini mengubah Excel dari pelacak statis menjadi alat manajemen yang berguna.

Langkah 7: Gunakan validasi data untuk mencegah kesalahan
Spreadsheet inventaris gagal saat data yang dimasukkan salah. Menerapkan validasi data untuk mengelola entri.

• Batasi kategori:
  • Pilih kolom kategori.
  • Buka Data > Validasi Data.
  • Pilih daftar dan tambahkan kategori Anda:

Elektronik, pakaian, makanan

Sekarang pengguna hanya dapat memilih dari opsi yang valid.

• Batasi bidang numerik:
  • Untuk kolom kuantitas atau harga, atur validasi untuk hanya mengizinkan angka positif.

• Mencegah duplikat di id item:
  • Gunakan pemformatan bersyarat untuk menyorot ID item duplikat.
  • Buka Pemformatan Bersyarat > Sorot Aturan Sel > Nilai Duplikat.

Langkah 8: Lindungi dan bagikan file Anda

Excel kuat tetapi dapat dengan mudah patah. Siapa pun dapat secara tidak sengaja mengubah formula.

• melindungi lembaran:
  • Buka Tinjau > Lembar Lindungi.
  • Tetapkan kata sandi untuk mencegah perubahan pada formula.
• Bagikan di awan:
  • Simpan di OneDrive atau Google Drive.
  • Bagikan dengan tim Anda sehingga semua orang bekerja pada versi yang sama.
• Cadangan secara teratur:
  Selalu simpan setidaknya satu salinan cadangan.

Praktik terbaik untuk mengelola inventaris di Excel

Bahkan jika Anda tahu cara mengelola inventaris di Excel, kesuksesan bergantung pada kebiasaan yang konsisten.

• Masukkan data secara konsisten:
  • Selalu log setiap penjualan, pembelian, atau penyesuaian.
  • Latih karyawan tentang cara menggunakan lembaran dengan benar.
• Tinjau secara teratur:
  • Melakukan audit saham mingguan atau bulanan.
  • Bandingkan jumlah fisik dengan jumlah Excel.
• Tetap sederhana:
  • Hindari membuat lembaran Anda terlalu rumit.
  • Gunakan tab terpisah jika diperlukan (produk, transaksi, dasbor).
• Rencana pertumbuhan:
  • Excel bekerja dengan baik untuk persediaan kecil.
  • Saat Anda memperluas, pertimbangkan untuk pindah ke perangkat lunak khusus.

Ketika Excel tidak cukup

Excel adalah titik awal yang bagus, tetapi memiliki batasnya.

Tanda-tanda mungkin sudah waktunya untuk meningkatkan:

• Ribuan SKU
• Beberapa gudang
• Kebutuhan Pemindaian Barcode
• Pembaruan real-time untuk pesanan online
• Integrasi dengan Akuntansi atau E-niaga

Jika Anda mencapai titik ini, pertimbangkan perangkat lunak inventaris seperti:

• Manajemen Inventaris Usaha Kecil
• Inventaris Zoho
• Perdagangan QuickBooks
• agak
• persediaan aliran masuk

Alat-alat ini sering memungkinkan Anda untuk mengimpor data Excel Anda, sehingga Anda mempertahankan pekerjaan Anda.

Template Inventaris Excel Gratis

Anda tidak harus memulai dari awal. Banyak templat inventaris gratis yang dapat disesuaikan tersedia:

• Template Microsoft Office:
  • Cari ‘Inventaris’ di Office.com.
• vertex42:
  • Terkenal dengan template excelnya,
  • Menawarkan lembar inventaris gratis.
• Smartsheet / AirTable:
  • Alat online seperti spreadsheet dengan templat siap pakai.

Pikiran Akhir

Mengelola inventaris di Excel bukan tentang menggunakan perangkat lunak mewah. Ini tentang memahami proses Anda dan menciptakan sistem yang cocok.

Excel menawarkan cara yang dapat disesuaikan dan berbiaya rendah untuk melacak tingkat stok, mencatat transaksi, dan menganalisis tren. Dengan merencanakan kolom Anda, menerapkan rumus, memvalidasi data, dan mempertahankan kebiasaan baik, Anda dapat membangun sistem manajemen inventaris yang andal dalam spreadsheet sederhana.

Untuk banyak bisnis, Excel cukup untuk mengelola inventaris selama bertahun-tahun sebelum membutuhkan peningkatan.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda akan beralih dari menulis jumlah stok secara manual menjadi memiliki sistem manajemen inventaris dinamis di Excel.

Jika Anda mau, saya juga dapat membantu Anda mendesain templat inventaris Excel khusus—beri tahu saya!